TIÊU CHUẨN SẮP XẾP KHO HÀNG KHOA HỌC VÀ HIỆU QUẢ

Kệ kho hàng là rất cần thiết cho nhà kho, muốn món hàng tới tay người tiêu dùng trong tình trạng tốt nhất thì chúng ta nên sử dụng hàng hóa này.  Đây là phương pháp sắp xếp kho hàng, sản phẩm trong kho một mẹo khoa học và tối ưu diện tích kho nhất.
Sắp xếp kho hàng là hoạt động cơ bản của quá trình quản lý kho, đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp cho việc vận hành hàng hóa đạt năng suất tốt hơn và hiệu quả hơn. Cách sắp xếp kho hàng hợp lý giúp tăng khả năng lưu trữ, đồng thời giúp cho việc tìm kiếm hàng hóa dễ dàng hơn.

Đối với những cửa hàng kinh doanh online, với lượng kệ hàng lớn và hàng lưu trữ nhiều thì việc sắp xếp, bố trí kho hàng sao cho khoa học là điều vô cùng quan trọng, là tiền đề giúp cho quá trình vận hành đạt năng suất hơn.

Tại các cửa hàng, doanh nghiệp kinh doanh online thì cách sắp xếp kho hàng sẽ mang lại khả năng tìm kiếm hàng hóa trong kho nhanh nhất. Đặc biệt là khi kho hàng lưu trữ lớn, rộng và có nhiều các kệ hàng, nếu không có sự sắp xếp khoa học thì việc tìm kiếm sẽ khó như tơ vò.

Công việc tìm kiếm hàng hóa trong nhà kho sẽ mất nhiều thời gian và công sức khi di chuyển trong không gian nhà kho. Vì vậy để tăng năng suất làm việc bạn cần sắp xếp kho hàng khoa học. Không những thế việc vận chuyển hàng hóa cũng dễ dàng hơn rất nhiều.

Một số cách sắp xếp kho hàng hiệu quả. 

1. Dùng mã SKU (Stock Keeping Unit)

SKU hay Stock-Keeping Unit là "Đơn vị lưu kho" dùng để đánh dấu vị trí của hàng hóa lưu kho. Nhìn vào mã SKU này, chúng ta có thể nhanh chóng tìm ra ngay khu vực lưu trữ của hàng. Ví dụ đối với sản phẩm lưu ở khu A, dãy 1, tầng 03, ô 11,màu đỏ, size 38, mã SKU gợi ý là A10311D038, đây là cách sắp xếp kho hàng có thể nói là bắt buộc với quy cách đặt mã SKU không có mẫu chuẩn, tùy mỗi doanh nghiệp tự quy ước.

+ Mã SKU là mã nội bộ giúp bạn nhanh chóng định danh sản phẩm để bán hàng và quản lý hàng hóa hiệu quả
+ Mã SKU khác nhau giúp phân biệt các phiên bản sản phẩm khác nhau
+ Mã SKU giúp phân biệt cùng 1 mặt hàng giữa các kho khác nhau
+ Hạn chế tình trạng hết hàng hoặc thất thoát trong quá trình quản lý tồn kho
+ Mã SKU là điểm liên kết sản phẩm giữa các kênh khi bán hàng đa kênh
+ Quản lý bằng mã SKU là cách quản lý hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ vì không cần đầu tư cho phần cứng.

2. Sắp xếp kho hàng theo chủng loại và khu vực

Nên chọn cách bố trí kho hàng thành các khu vực cụ thể đển sắp xếp các mặt hàng phù hợp như hàng khô, hàng cần nhiệt độ mát, hàng có mùi, hàng hóa chất, hàng dễ cháy. Điều này giúp tránh sự ảnh hưởng làm giảm chất lượng lẫn nhau giữa các mặt hàng cũng như tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập, quản lí. 
Đối với hàng hóa có giá trị cao cần bố trí khu vực riêng, thậm chí cần có khóa bảo vệ để tăng tính an toàn. Còn mặt hàng có yêu cầu bảo quản đặc biệt, cần căn cứ vào tính chất hàng cũng như yêu cầu bảo quản của nhà sản xuất trên bao bì để sắp xếp vào các khu vực phù hợp. 

3. Nguyên tắc FIFO

FIFO là từ viết tắc của từ tiếng Anh Fist In, First Out nghĩa là nhập trước xuất trước. Các mặt hàng tồn kho sẽ được sắp xếp ưu tiên cho kho đầu tiên. Các mặt hàng tồn kho sẽ được sắp xếp ưu tiên xuất kho đầu tiên, hàng hóa sẽ được xuất một cách tuần tự từ cũ nhất đến mới nhất.
Đa phần các hàng thực phẩm,  hàng thời trang, công nghệ, hàng dễ hư hỏng sẽ áp dụng nguyên tắc sắp kho hàng ngày.

Phương pháp lưu trữ, xuất nhập hàng này đặc biệt phù hợp với các loại hàng hóa dễ hư hỏng hoặc có tính chất ngắn hạn, cụ thể như:
+ Hàng có hạn sử dụng ngắn chỉ vài tuần hoặc vài tháng
+ Các loại bánh kẹo, sửa, thực phẩm
+ Quần áo, hàng hóa thời trang theo "mốt" cần bán sớm để tránh lỗi thời
+ Các mặt hàng công nghệ hiện đại mới ra mắt và đang rất "hot".

3. Nguyên tắc sắp xếp LIFO

LIFO là từ viết tắc của cụm từ tiếng Anh Last In, First Out (nhập sau, xuất trước). Trái với phương pháp FIFO, các mặt hàng nào mới nhập về sẽ là những hàng hóa đầu tiên được xuất đi. Hàng mới được ưu tiên giao bán cho các đại lý- khách hàng, hàng tồn kho sẽ là những hàng cũ đã lưu trữ từ lâu.
Sử dụng nguyên tắc LIFO giúp hạn chế được tối đa rủi ro hàng hóa mất giá, có thể theo sát tình hình chi phí, doanh thu và lợi nhuận rất thấp, thậm chí có thể hòa hoặc lỗ vốn. Gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp về lâu dài.

Khi áp dụng phương pháp LIFO. Đơn vị cho thuê kho phải đáp ứng được các yêu cầu như sau:
+ Luôn sẵn sàng đội ngũ bốc xếp, phương tiện bốc dở hàng.
+ Kho lưu trữ an toàn và kiên cố, có tính chất cố định.
+ Vì hàng hóa lưu trữ lâu nên cần được kiểm tra định kì để đảm bảo sự an toàn và không bị thất thoát.
+ Dù những hàng hóa lưu trữ ít bị tác động nhưng vẫn nên cho kho có các kệ hàng. Lối đi phải thuận tiện cho quá trình kiểm kê, dễ theo dõi.

4. Nguyên tắc FEFO

Phương pháp FEFO (tiếng anh là First Expired, First Out) nghĩa là "Hết hạn trước - xuất trước", được sử dụng trong quản lý hậu cần và hàng tồn kho để mô tả cách quản lý, luân chuyển sản phẩm có hạn sử dụng nhất định như sản phẩm dễ hỏng hoặc hàng tiêu dùng có thời hạn sử dụng cụ thể. 
Phương phương pháp FEFO, sản phẩm có thời hạn cho lần tiếp theo sẽ là sản phẩm đầu tiên được xuất kho hoặc loại khỏi sản phẩm khác tức là trong kho hàng những mặt hàng có thời hạn sử dụng gần nhất nên được sử dụng trước các sản phẩm khác tức là trong kho hàng những mặt hàng có thời hạn sử dụng hết gần nhất sẽ được xuất kho phân phối đảm bảo trong thời hạn sử dụng sản phẩm được đẩy đi tiêu thụ hết. Nếu tồn kho quá nhiều sản phẩm cận kề ngày hết hạn sử dụng để đẩy nhanh hàng hóa có thể áp dụng các hình thức xúc tiến bán tư giảm giá với mức chiết khấu cao để thu hồi vốn hoặc thực hiện các hoạt động nhân đạo để sản phẩm được sử dụng đúng mục đích tránh lãng phí.

Đối với đối tượng hàng hóa và các kĩnh vực kinh doanh, áp dụng phương pháp FEFO sẽ mang lại nhiều loại ích cụ thể như sau:

+ Cho phép doanh nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm. Từ đó dẫn đến nhiều loại ích khác, làm tăng sự hài lòng của khách hàng và danh tiếng của doanh nghiệp.
+ Sản phẩm đến tay người tiêu dùng sẽ luôn đảm bảo chất lượng tốt nhất, hương vị sản phẩm không bị biến đổi..
+ Cho phép bạn tránh để hàng tồn kho quá nhiều, cụ thể là hàng tồn kho đang cận kề ngày hết hạn.
+ Giảm chi phí bảo quản, chi phí trả lại của khách hàng.

5. Kho không có hệ thống ô kệ

Có thể sử dụng các ván lót nhằm ngăn cách các mặt hàng với nguyên tắc sắp xếp hàng nặng ở dưới, hàng nhẹ ở trên và không nên chất quá cao tránh trường hợp bị ngã đổ hoặc hàng phí dưới bị móp méo do chịu khối lượng lớn.

6.  Sử dụng pallet

Pallet là công cụ hữu ích cho việc sắp xếp, di chuyển hàng hóa trong kho. Để hàng hóa được ngăn nắp, gọn gàng thì bạn cần phải biết cách sắp xếp chúng thật hợp lí thông qua việc dùng pallet. Hàng hóa trong kho được xếp trên pallet nhằm thuận tiện cho việc vận chuyển với số lượng lớn, bốc xếp nhanh, khâu giao nhận đơn giản và tránh sự tiếp xúc của hàng hóa với sàn.
+ Kích thước của pallet thông thường từ 1 – 1.2 m, do đó tùy thuộc vào kích thước của hàng hóa mà có rất nhiều cách sắp xếp cho phù hợp. 
+ Khi xếp hàng hóa trên pallet, độ cao tối đa đạt được của khối hàng là 1.5 m, và để tránh hiện tượng các kiện hàng bò trượt đổ khi bốc xếp, vận chuyển hay dỡ hàng, người ta thường sử dụng đai quấn PP, màng căng nylon hay keo dán giữa các lớp hàng.
+ Các hàng hóa xếp trên pallet được xếp xen kẽ về các chiều nhằm đảm bào tính đứng vững và ổn định cao của khối hàng.

=> Sử dụng xe nâng hàng: xe nâng điện, xe nâng tay dùng để nâng hàng pallet lên kệ.

Trong các nhà kho không sử dụng giá đỡ thì hàng hóa sẽ được chất lên pallet thành từng kiện hàng, và có thể chất các kiện này lên nhau. Tùy thuộc vào khối lượng của kiện hàng hạn chế chất các kiện hàng lên nhau nhằm tránh ảnh hưởng đến kiện hàng nằm ở phía dưới, chiều cao của kho hàng và tính chất của loại hàng hóa mà người ta có hay không có sử dụng các giá đỡ trong kho. Hệ thống giá đỡ thường được áp dụng cho các nhà kho có sức chứa lớn chiều cao tối thiểu phải từ 4 m trở lên.

Một số cách sắp xếp kho hàng hiệu quả

Bước 1: Lên kế hoạch đơn vị và sẵn sàng

Việc thống trị hàng hóa xuất và nhập tồn kho không chỉ dừng lại ở yêu cầu chuẩn xác về tỉ lệ món hàng nhập và xuất, mà còn phải giúp lưu thông món hàng ra vào kho giúp tăng cao cả về thời gian và ngân sách. Vì thế trong khâu chuẩn bị, nhà cai quản cần đơn vị nhân sự hợp lí, phân công các nhân sự có uy tín và trách nhiệm cao để kiểm kê tỷ lệ hàng hóa. Thiếp đến, cần thiết lập nền móng biểu mẫu báo cáo, kiểm kê thống nhất và đầy đủ. đơn vị một cách nền móng quy trình nhập - xuất hàng hóa, lưu trữ chứng từ, dán nhãn mác, quy định đơn vị tính và quy phương pháp đóng thùng sao cho thuận tiện cho việc bốc dỡ và kiểm đếm.

Bước 2: Kiểm kê kho hàng

Tiến hành kiểm đếm thực tiễn tồn kho định kỳ theo tháng/ quý và đối chiếu sổ sách kế toán để kịp thời giải quyết, điều chỉnh số liệu trùng khớp tồn kho đầu kỳ. Số liệu kiểm kê sau đó phải được báo cáo lại với cấp trên, để thống trị nắm được ảnh tồn kho và từ đó lên phương án mua bán, dự tính tỷ lệ nhập xuất trong thời gian tới.
Việc kiểm kê tồn kho đầu kỳ tiến hành bằng mẹo kiểm đến số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng. Thao tác này cần có 2 người cùng thực hiện đồng thời, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản không giống mẫu biên bản kiểm kê kho hàng của Bộ tài chính.

Bước 3: Làm chủ nhập kho

Phân công nhân viên cai quản và thực hiện các nghiệp vụ nhập kho gồm: mua hàng, gia công, sản xuất, nguyên vật liệu thừa, phế phẩm, hàng bán trả lại, chuyển kho, cân đối kho.
Các nghiệp vụ này trước đây thường được xử lý thủ công trên giấy tờ hoặc Excel, ngoài ra còn áp dụng các software thống trị kho tiên tiến giống như phần mềm quản trị ERP để tăng cao hóa hoạt động với các chức năng giống như tự tạo phiếu nhập và được hiển thị trong màn ảnh nhập kho, kiểm đếm với chức năng giống như tự tạo phiếu nhập và được hiển thị trong màn ảnh nhập kho, kiểm đếm với chức năng quét mã hàng hóa và đối chiếu với tỉ lệ tạo sẵn trong phiếu nạp.

Bước 4: Tiến hành tương tự như bước 3 so với các nghiệp vụ xuất kho, bao gồm: bán hàng, xuất nguyên vật liệu để sản xuất/ gia công, hàng mua trả lại, chuyển kho, cân đối kho.

Bước 5: Kiểm soát tồn kho

Theo dõi số lượng hàng tồn trên sổ sách và kiểm tra thực tế. Truy xuất thẻ kho từng hàng hóa khi cần đối chiếu, sử dụng các phần mềm support thống trị kho để thống kê số lượng hàng hóa mỗi loại để đặt mua, phát hiện các mặt hàng hết hạn sử dụng để thanh lý khẩn trương.
Bước 6: Kết chuyển tồn kho sang kỳ sau.
Kiểm tra sổ sách kho, sổ sách của kế toán để kiểm kê món hàng thực tồn và tổng lượng hàng nhập xuất vào cuối tháng hoặc quý. Kết chuyển số dư cuối kỳ sang đầu kỳ kế tiếp.

Bước 7: Tổng kết

Lưu trữ chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất, báo cáo tồn kho, các báo cáo trong kỳ về các mặt hàng cần đặt thêm nhiều và hàng cần thanh lý.

LIÊN HỆ

Công ty xe nâng Havico

Hotline: 0902.901.638

Email: sales2.xenanghavico@gmail.com